Какие операции обязательны на складе при работе с Честным знаком

Требования зависят от товарной группы и режима учёта. Рассмотрим сценарий работы с теми группами товаров, на которые распространяется действие поэкземплярного учёта (ПЭУ).

Для товаров с поэкземлярным учетом должно фиксироваться каждое движение по каждому коду идентификации (КИ / DataMatrix) либо по кодам упаковок (КИГУ/КИТУ/SSCC) при корректной агрегации.

Что становится обязательным на складе и в документах при ПЭУ

1️⃣ Приёмка товара на склад

Обязательные действия:

• Получить УПД через ЭДО (или иной предусмотренный канал подачи сведений) . ГИС МТ фиксирует факт передачи по подписанному документу.
• Сверить фактические КИ на товаре с КИ, указанными в УПД (это ключевая “поэкземплярность”: принимаете не “10 штук”, а конкретные коды).
• Соблюдать сроки: сведения подаются в срок не более 3 дней с момента перехода права собственности (в логике ЭДО — с момента подписания уведомления обеими сторонами).
• Если есть расхождения по количеству/стоимости/перечню кодов — используются корректировочные/исправленные универсальные документы (УКД, УПДи), и именно ими оформляется расхождение.

⚠️ Важно: Передача кодов маркировки через печатные документы (УПД) невозможна.

Сверка и принятие кодов происходит по-штучно. Следовательно при приёмке товара необходимо проверить каждый код на каждой упаковке товара.

2️⃣ Хранение товара “внутри склада”

В ГИС МТ “складское хранение” само по себе не является отдельной операцией: система фиксирует оборот/выбытие и смену владельца по документам (УПД/УКД/УПДи и др.). Но при ПЭУ у вас на практике становится обязательным внутренний контроль по каждому коду, чтобы вы могли:

• подтвердить, что в наличии именно те КИ, которые числятся за вами в ГИС МТ (иначе проблемы при отгрузке/инвентаризации);

  Если код числится не за вашей организацией, то это сразу влечёт санкции.

• обеспечить, что при отборе/комплектации вы не “потеряете” коды и не перепутаете партии.

Отдельно про агрегацию (очень практично для хранения/логистики):

• Если используете КИТУ/SSCC (палета) или иные коды упаковок — важно, чтобы это было корректно оформлено как агрегация, иначе сканирование “одного кода палеты” не будет юридически равнозначно перечислению вложенных КИ.

3️⃣ Отгрузка/выбытие товара

Обязательные действия:

• Сформировать УПД на передачу с переходом права собственности и включить сведения о маркированной продукции (все коды по-штучно); после успешной обработки происходит смена владельца КИ (или статус “выбыл”, если указаны причины выбытия).

• Если отгрузка сопровождается уточнениями/ошибками — оформлять УПДи/УКД, и ГИС МТ сравнивает “до/после” по КИ.

Отдельный сценарий — “вывод из оборота”:

• Когда товар выбывает (не для дальнейшей реализации/перепродажи), сведения можно подать через УПД с указанием причины выбытия, либо через отдельный документ “Вывод из оборота” (вариант зависит от сценария/товарной группы/процесса). 

• Вывод из оборота так же фиксируется в ГИС МТ при безвозмездной передаче, продаже юрлицам/ИП для собственных нужд, использовании для производственных целей без последующей реализации и т.п.

⚠️ Важно: Передача кодов маркировки через печатные документы (УПД) невозможна.

Передача информации в ГИС МТ кодов происходит по-штучно. Следовательно при отгрузке товара необходимо сканировать каждый код на каждой упаковке товара из накладной.

Практические сложности и на что обратить особое внимание

📌 Массовое сканирование и скорость операций

ПЭУ = много сканов. На практике сейчас часто встречается ситуация, что в одной машине может приехать 10 тысяч единиц товара без агрегации и кладовщикам надо не просто выгрузить и разместить товар, но и отсканировать все 10 тысяч кодов для проверки. Произвести такую операцию в одиночку проблематично, а принять коды не глядя - черевато.

Без агрегации на больших объёмах приёмка/отгрузка резко замедляются. (Агрегация помогает, но только если она корректно ведётся в учёте и соответствует форматам кодов упаковок) 

📌 Расхождения “факт vs УПД”

Самая частая боль: в коробке одно, в документе другое (или часть кодов не читается). Коды могут быть ненадежно приклеены, могут быть размыты из-за влажности, иногда наклейки с кодами отлетают из-за трения при погрузке или транспортировки.

Важно заранее выстроить процесс: не “закрывать глаза”, а проверять все фактические коды и оформлять расхождения УКД/УПДи — это официально предусмотренный путь уберечь компанию от штрафов.

📌 Человеческие ошибки при работе с кодами

Пересорт КИ между заказами/контрагентами.

“Лишний” скан, скан не того товара, повторный скан.

При этом ситуацию нельзя отложить, так как просканировать 10 тысяч кодов и только в конце обнаружить расхождения с поставщиком - это черевато коллапсом работы. В идеале кладовщик должен уже в момент сканирования понимать, что держит в руках 1 конкретную упаковку на которой код не соответствует данным поставщика.  

Практика: нужны понятные правила (сканируем на каком этапе, кто отвечает за “финальный список КИ”, как фиксируются исключения).

📌 Технические нюансы КИ (важно для интеграций/файлов)

Система сложна и даже в официальной инструкции отмечено: при указании сведений о КИ нужно соблюдать правила экранирования спецсимволов, если они являются частью КИ. Это регулярно ломает загрузки/обмен, если делаете XML/CSV/интеграции.

📌 Регистрация контрагентов и сценарии “покупатель не участник”

В общем случае регистрация продавца и покупателя как участников оборота в ГИС МТ обязательна, но описан и сценарий, когда при оформлении УПД с последующим выбытием КИ регистрация покупателя может быть не обязательна для успешной обработки. Это важно для B2B “на собственные нужды” и похожих отгрузок.